Aqui estão técnicas práticas e fáceis de aplicar que o ajudarão com gestão do tempo. Concluída a fase analítica inicial, as técnicas aqui descritas são simples e podem ser aplicadas diariamente, semanalmente, ou mensalmente como rotina.
Semana de preparação para gerenciamento do tempo.
A primeira etapa é a mais demorada: analisar sua situação atual. Para estabelecer em que condições está a sua gestão de tempo neste momento, você precisará completar pelo menos uma semana, talvez duas, de preparação. Você também precisará anotar todas as atividades mensais, como reuniões de equipe ou análises de desempenho de orçamento.
Registrando sua atividade: por pelo menos uma semana, diariamente, você precisará manter um registro detalhado, diário ou registro de quais atividades você está envolvido e quanto tempo gasta em cada uma delas. Seja o mais detalhado possível, para que possa analisar suas atividades em profundidade.
Os especialistas na área de gerenciamento de tempo recomendam que você divida seu dia em períodos de pelo menos 15 minutos e, para períodos muito movimentados, períodos ainda menores de 5 ou 10 minutos. Por exemplo, durante os primeiros 30 minutos depois de começar o trabalho pela manhã, não escreva apenas 8h30 às 9h.
Trabalho iniciado, aberto e-mails, conversado com colegas, você precisa dividir isso em pelo menos três períodos de 10 minutos. Se você escolheu uma semana incomum, por exemplo, quando você está ausente da rotina normal, em um curso de treinamento, preencha o registro para os dias ausentes, na semana seguinte. Seja disciplinado sobre isso. Use um caderno ou diário, ou prepare um papel ou folha de ponto para cada dia. Leve-o para todos os lugares ou, pelo menos, conclua-o sempre que retornar à sua área de trabalho pessoal. Se isso for ajudar você, peça o apoio de seus colegas e peça-lhes que o lembrem de que você deve registrar suas atividades com atenção.
Analisando suas atividades para gestão do tempo.
Ao final deste período, você precisará analisar cuidadosamente esses registros. O objetivo principal é identificar atividades e eventos negativos. Isso inclui atividades tais como:
- Você não deve se envolver;
- Pode delegar;
- Está gastando muito tempo;
- Improdutivas; e
- Eventos que são perturbadores ou improdutivos.
Algumas das atividades que você identificar aqui serão exclusivas da sua situação, mas algumas serão comuns à maioria dos profissionais, como ser indevidamente interrompido por colegas, por telefonemas dirigidos a outros, por comparecer a reuniões que não são relevantes para você, por navegar na Internet, concentrando-se em tarefas de baixa prioridade em vez de tarefas mais importantes, mas mais difíceis. No entanto, também é importante identificar as atividades e eventos positivos, para que você possa considerar o quão apropriado é o tempo que você está alocando para eles.
Os exemplos podem ser quanto tempo você está gastando apoiando ou treinando os membros de sua equipe, ou quanto tempo você está dedicando à construção e manutenção de relacionamentos com outras pessoas, ou quanto tempo você está gastando tratando de questões de gerenciamento de qualidade. Com uma imagem clara de como você está gastando seu tempo, você pode passar para a próxima etapa.
Fale com as partes interessadas para gerenciar seu tempo.
São os colegas, as equipes, os gerentes, talvez fornecedores, talvez clientes, que têm um interesse legítimo em seu desempenho no trabalho e que serão afetados pelas mudanças que você fará. Você também pode precisar organizar uma discussão com pessoas-chave, antes de dar os próximos passos.
Organize a listagem de suas responsabilidades.
Separadamente da atividade de registro, você deve reservar um tempo para revisar a descrição de seu trabalho, você mesmo, se ela estiver atual e atualizada, com seu gerente de linha se precisar de uma revisão formal. O objetivo é esclarecer qual é a sua função e quais são as suas responsabilidades formais. É comum que, por causa da má administração do tempo e dos problemas que isso cria, o papel e as responsabilidades se desviem, a ponto de o indivíduo não estar realizando as atividades a que se destina. Uma imagem clara do que a função e as responsabilidades realmente é uma parte essencial da construção de uma base sólida sobre a qual planejar sua nova abordagem para gerenciar seu tempo.
Organize a listagem de seus objetivos.
Esta é outra parte essencial da construção dessa base como profissional, gerente ou especialista, você terá objetivos de nível corporativo e operacional para os quais sua atividade, sejam caseiras, corporativas, comercias, de marketing pretende contribuir e ajudar a alcançar. Paralelamente, você terá metas de desempenho profissional e de desenvolvimento pessoal pelas quais deve trabalhar. Identificá-los e revisá-los permitirá que você os esclareça e os leve em consideração ao planejar as mudanças que fará.
Elimine ou reduza atividades desnecessárias.
Com as informações que você coletou e considerou, agora é hora de agir. Em termos simples, isso significa identificar essas atividades, eventos e períodos de tempo, que não estão contribuindo para que você cumpra seu papel e suas responsabilidades, e não estão ajudando você a contribuir para a realização de seus objetivos corporativos e operacionais, nem de seus próprios objetivos pessoais. Em seus planos de ação e em suas listas diárias, semanais, mensais (que discutiremos a seguir), você pode garantir que não continuará perdendo tempo e esforço em nenhuma dessas atividades negativas e improdutivas.
Gerencie seu tempo priorizando atividades.
Você pode precisar conversar com sua equipe e / ou com seu gerente de linha, possivelmente com fornecedores e clientes internos ou externos, para esclarecer e confirmar quais devem ser suas prioridades. Esta pode ser uma oportunidade para discutir como você pode delegar algumas tarefas a outros, talvez simplesmente porque você não deveria fazê-las em primeiro lugar, talvez como uma atividade de desenvolvimento para ajudar um membro da equipe a aprender novas habilidades. O objetivo é ter uma imagem clara de quais são as tarefas e eventos de alta, média e baixa prioridade. Você pode então alocar uma hora do dia, semana ou mês apropriado para trabalhar nisso e um período de tempo apropriado que garanta que você será capaz de concluí-los com êxito.
Prepare listas de ações.
Às vezes chamadas de listas de tarefas pendentes. Esta é uma atividade relativamente simples, onde você olha para as tarefas e eventos do próximo dia, semana e mês, e lista as atividades que pretende realizar, e quando e por quanto tempo irá trabalhar nelas. É claro que você precisará verificar continuamente se essas atividades estão de acordo com sua função, responsabilidades e objetivos.
Começando cada novo dia.
A realidade, isso pode significar agir no final do dia anterior, sua última tarefa do dia sendo planejar suas atividades específicas, talvez como uma simples ação ou lista de tarefas, com horários, talvez como uma lista de prioridades, que pretende concluir no dia seguinte. Então, ao começar a trabalhar no dia seguinte, você terá um plano de ação esperando por você. Conforme o dia avança, você deve revisar seu progresso em intervalos e fazer ajustes quando necessário. Aí, no final do dia, faça o plano de ação, a lista, para o dia seguinte.
Construindo nos intervalos.
Não caia na armadilha de tentar trabalhar continuamente, o dia todo sem parar, trabalhando em todos os seus intervalos e, pior, não fazer uma pausa para o almoço. Evidências esmagadoras mostram que precisamos fazer pausas e que, sem elas, nosso desempenho se deteriora drasticamente quanto mais ficamos sem. Você deve fazer pelo menos uma pequena pausa no meio da manhã, um mínimo de 30 minutos na hora do almoço e uma pequena pausa à tarde. Sua organização deve incentivá-lo a fazer esses intervalos, pois é exigido pela legislação de saúde e segurança no trabalho.
Começando cada nova semana.
Tente adotar a mesma abordagem do planejamento diário. No final do último dia da sua semana de trabalho, elabore um plano de ação para a próxima semana, ou pelo menos para o primeiro dia em detalhe e o resto da semana em linhas gerais. Começando Cada Novo Mês: novamente, adote a mesma abordagem do planejamento semanal. Durante a última semana do calendário do mês orçamentário, prepare seu plano de ação para o mês seguinte.
Planejamento Estratégico.
Paralelamente ao planejamento diário, semanal e mensal, deve-se também ter um plano de fundo com foco nos objetivos de médio e longo prazo. Podem ser metas de desempenho do local de trabalho, como resultados financeiros de fim de ano, mas também devem incluir metas mais suaves, mas igualmente importantes, como o desenvolvimento de indivíduos e equipes (sem esquecer seus próprios objetivos pessoais de desenvolvimento). Eles também podem incluir metas como a melhoria das condições de trabalho ou relações, por exemplo, entre departamentos ou com fornecedores. Esses planos de longo prazo devem ser consultados e o progresso revisado, pelo menos uma vez por mês.
Resumindo:
Sem uma abordagem estruturada para administrar seu tempo é inevitável que você se depare com dificuldades, perca prazos importantes, não dê atenção suficiente à sua carreira e desenvolvimento pessoal, não lide totalmente com as necessidades dos membros de sua equipe, permita que outros dite como você gasta seu tempo no trabalho. O resultado é que o trabalho se tornará um fardo e seu desempenho se deteriorará. Além disso, outras pessoas perceberão e seu desempenho será julgado negativamente. Seguindo os passos simples e práticos descritos aqui, você assumirá o controle do tempo que passa no trabalho e das atividades que realiza. Depois de aplicar essas técnicas de maneira consistente por um ou dois meses, elas se tornarão um hábito, absorvidas de forma integrada em sua vida profissional diária. Você descobrirá que terá menos conflitos, menos problemas e cumprirá a maior parte de seus prazos e metas. Você estará administrando seu tempo de forma eficaz.
