Você e seus funcionários passarão pelo menos 40 horas por semana (e cerca de 2.000 horas por ano!) no escritório. A maneira como você organiza o espaço entre essas quatro paredes pode afetar não apenas o apelo estético, mas também o conforto e a quantidade de trabalho realizado.
Retrabalhar o layout do seu escritório é mais do que apenas utilizar o local de trabalho com eficiência. Estudos mostram que o layout do escritório e outros fatores ambientais afetam o bem-estar, o sucesso financeiro e a produtividade dos funcionários. Um escritório mal projetado pode levar a “níveis mais altos de estresse, divisões emocionais entre departamentos, ressentimento corporativo, brigas de funcionários, problemas de saúde mental, ansiedade e até mesmo problemas físicos, como dores nas costas e visão reduzida”, escreve Jeff Pochepan para Inc.com . A utilização adequada do espaço do escritório, no entanto, pode promover a colaboração, gerar sentimentos de conforto e tranquilidade , fornecer aos funcionários seu próprio espaço e promover a produtividade.
Planejar o layout do seu escritório exigirá mais do que apenas reorganizar algumas mesas. Esteja preparado para selecionar móveis, manipular a iluminação , deixar propositalmente algum espaço aberto e comprar decoração. Esteja você se mudando para um novo local ou seu espaço atual apenas precise de uma mudança, você veio ao lugar certo para aprender como criar um ambiente ideal para o seu negócio. Aqui está o que você precisa saber sobre como otimizar o layout do seu escritório antes de fazer qualquer compra ou contratar ajuda de design profissional.
1. Faça um plano
Antes comprar sala comercial em São Paulo ou em outra cidade do Brasil, você deve se sentar e fazer um orçamento para ver quanto custarão essas alterações e atualizações de layout. Em seguida, você vai querer determinar quem vai tomar as decisões. Se você tiver dinheiro suficiente, considere contratar um designer de interiores; organizar o espaço sozinho será menos caro, mas provavelmente mais demorado. Finalmente, certifique-se de considerar os requisitos individuais de seus funcionários e da empresa. Você pode querer pesquisar, compartilhar designs em potencial ou, pelo menos, conversar com seus subordinados diretos para descobrir em que tipo de espaço eles desejam passar o tempo.
2. Livre-se de móveis desconfortáveis
Antes de organizar os móveis, considere se é uma boa ideia mantê-los ou não. Móveis velhos ou mal feitos podem causar problemas de saúde aos funcionários, como dores nas costas, síndrome do túnel do carpo, enxaquecas e fadiga ocular. Encontrar cadeiras ergonômicas é um ótimo lugar para começar. Procure cadeiras que apresentam variações de apoio de braço; mecanismos giratórios; ajustes de altura, largura e profundidade; suporte lombar; e material acolchoado. Embora atualizar os móveis ou optar por algo mais caro possa prejudicar sua carteira no início, isso economizará dores de funcionários e custos de saúde no futuro.
3. Priorize a variedade
Não existe uma solução única para todos, então você terá que levar em consideração os recursos do espaço, as necessidades de seus funcionários e as especificidades de sua empresa. No entanto, toda configuração de escritório deve priorizar a variedade. “A criação de diferentes ambientes de trabalho em um escritório adiciona grande flexibilidade”, disse Warren Bricknell, diretor administrativo da Dale Office Interiors e coproprietário da Scaletronic. “Ter áreas silenciosas, áreas de colaboração e, às vezes, até áreas de jogos pode realmente ajudar os funcionários a terem o melhor desempenho. Trata-se de ter a opção de trabalhar da maneira que melhor se adapta à tarefa em questão.”
4. Tome nota dos requisitos tecnológicos.
Antes de começar a mover inadvertidamente as mesas para longe das tomadas telefônicas que os funcionários precisam acessar, marque um horário para falar com seu departamento de TI ou chefe de engenharia sobre a melhor forma de organizar o espaço para que todos possam acessar a tecnologia de que precisam. Considere fatores como localização de impressoras, armazenamento de tecnologia, proximidade de tomadas, roteadores wi-fi e espaço para projetores e telas.
5. Inclua seus funcionários no processo.
A pesquisa indica que os funcionários experimentam maior satisfação no trabalho quando os gerentes permitem que eles controlem a configuração de seus próprios espaços de trabalho ou escolham onde desejam trabalhar. Isso pode significar deixar sua equipe organizar os móveis como quiserem em seus escritórios ou solicitar o tipo de móveis que desejam; ou pode significar dar-lhes várias opções de espaços de trabalho em todo o edifício de escritórios. Por exemplo, um funcionário pode gostar de responder e-mails em uma cabine telefônica particular pela manhã, mas se aventurar em um espaço compartilhado para colaborar com colegas de trabalho à tarde.
6. Crie espaços projetados para colaboração
Incentive seus funcionários a caminhar por diferentes partes do escritório e aproveite o espaço dedicado à colaboração. Os espaços colaborativos podem ser tão simples quanto computadores instalados em mesas onde várias pessoas podem se reunir ou tão confortáveis quanto algumas cadeiras macias em um semicírculo ao redor de uma lareira, fonte interna ou exibição de arte. Esses espaços são ótimas alternativas modernas para apenas reuniões no escritório de alguém.
7. Preste atenção na iluminação
A iluminação pode afetar a produtividade, a saúde, o humor, o bem-estar e a depressão. De fato, um estudo da Sociedade Americana de Design de Interiores indicou que 68% dos funcionários estão insatisfeitos com a iluminação de seus escritórios. Dê uma volta pelo seu escritório e observe os espaços que não estão recebendo luz suficiente. A luz natural é ideal, mas isso não é possível para todos os espaços, especialmente escritórios e cubículos internos. Para esses espaços, considere obter luminárias de teto que imitem luz natural ou luminárias de mesa com luz solar.
8. Crie um espaço só para relaxar.
Fazer pausas é importante, e o espaço no escritório pode ajudar a incentivar os funcionários a se ausentar por alguns minutos quando necessário. Tente designar um espaço livre de trabalho no escritório que não possua computadores ou apetrechos relacionados ao trabalho. “Hoje, as pessoas realmente querem espaço para relaxar no trabalho”, disse Bricknell . “Esses espaços podem ter todas as formas e tamanhos, mas permitem que os funcionários se sintam mais confortáveis, se expressem e colaborem melhor com seus colegas de trabalho.”
9. Considere a temperatura do escritório
Embora a temperatura do escritório possa parecer um problema separado do layout do escritório, não é. Por exemplo, o brilho do sol através de uma janela pode tornar uma área muito quente, enquanto uma saída de ar condicionado localizada diretamente sobre um cubículo interno pode tornar esse espaço muito frio . Você não será capaz de dar conta de cada um desses problemas, mas alguma consciência da variação de temperatura em todo o escritório pode ajudá-lo a fazer escolhas inteligentes de layout.
10. Deixe alguns espaços abertos
Pode ser tentador colocar o máximo de móveis possível no escritório, mas isso pode ser visualmente avassalador e dificultar a navegação no escritório. Pense no seu espaço aberto como um espaço em branco em um currículo. “Níveis moderados de complexidade visual são ótimos: eles dão à sua mente algo para fazer sem ficar muito ocupado ou consumir muito tempo”, diz a psicóloga de design Sally Augustin . Não tenha medo de deixar alguns espaços abertos e deixe bastante espaço para caminhar ou se reunir em pé.
11. Não exagere na decoração
Não há nada pior do que um escritório escuro e sem graça com boa organização, mas sem personalidade ou decoração. Embora possa ser tentador escolher a função ao invés da forma quando se trata de design de escritório, um pouco de criatividade ajuda bastante. Tente incluir algumas plantas de escritório , obras de arte, citações inspiradoras e branding da empresa. No entanto, tome cuidado para não exagerar. A decoração do escritório deve tornar o espaço mais esteticamente agradável, não sobrecarregar funcionários e visitantes.
12. Plano de Crescimento
Uma consideração crítica ao fazer planos para o layout do seu escritório é o crescimento. Quantos funcionários você planeja adicionar nos próximos 6 a 12 meses e onde você acomodará suas mesas? Como esse tráfego adicional de pedestres afetará os espaços e instalações comuns? As salas de reuniões serão constantemente reservadas? Organize o seu espaço a pensar no futuro para não ter de reorganizar e redecorar por necessidade. Embora a reorganização ocasional do escritório seja saudável e ideal, fazê-la com muita frequência será cara e demorada.